Já explicamos quais documentos e comprovantes devem entrar para a prestação de serviços. Entretanto, além dos requisitos básicos, é significativo evitar determinados erros.

Vejo quais erros você não deve cometer:

Não preservar demonstrativos e comprovantes

Normalmente, nós esquecemos de guardar algum demonstrativo ou comprovante. Apesar de ser um erro comum, o síndico jamais pode deixar de guardar estes “documentos” que comprovam as transações fiscais do condomínio.

Toda declaração que envolve impasses financeiros tem necessidade de comprovar as vias do que entrou e saiu.

Não ter esses comprovantes anexados na prestação de contas faz com que o relatório seja reprovado na Assembleia.

Pode parecer uma “bobeirinha”, mas quando não é aprovado as contas de determinado período de sua gestão, o síndico precisa repor os valores no caixa.

Lembre-se de, caso você seja síndico, guardar os comprovantes originais e cópias. Para os condôminos, vale reportar sempre essa necessidade para o síndico de seu condomínio.

Falta de análise de contratos

A RS alerta em todo conteúdo que as empresas terceirizadas de serviços ou de fornecimento devem ser de confiança.

A contratação de parceiros e prestadores de serviços que assinam contratos de terceirização mais estruturados, traz garantias em relação ao pagamento e possíveis reajustes.

O síndico sempre deve se atentar ao firmar os contratos. Nesta etapa, não é apenas uma conversa de amigos ou algo semelhante, as despesas estão ligadas com o salário de funcionários, gastos com insumos e outros.

Se é um contrato longo, a revisão é indicada com maior frequência, para não comprometer as questões financeiras do condomínio.

Inclusive, é importante sempre requisitar a Nota Fiscal do serviço ou o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).

Explanação exagerada de inadimplentes

A prestação de contas é realizada para declarar aos condôminos o que foi gasto, o que recebeu e, inclusive, os valores pendentes.

É neste momento em que acontece a exposição dos inadimplentes.

Entretanto, o mais valioso é manter uma exposição digna e para não se tornar um momento vexatório para quem não pôde ficar em dia com os pagamentos.

Além de poder ser uma circunstância vergonhosa, pela lei, o ato atenta à dignidade do devedor, o que pode ocasionar o pagamento de indenização por danos morais.

Evite esta situação com uma exposição genérica nos relatórios. Não é necessário indicar unidades ou quais são as pessoas inadimplentes nas comunicações internas, nem na prestação de contas.

Determinado condômino quer saber os detalhes desta questão? Reserve um momento na Assembleia e repasse essa informação de maneira discreta.

Não cumprir os prazos para prestação de contas

Você sabe como ocorre a declaração de Imposto de Renda Federal, certo? Então, entende que tem um prazo para entregar. 

A prestação de contas do condomínio possui essa mesma característica.

Não cumprir esse prazo pode resultar na reprovação das contas e punições ao síndico. É um erro grave, mas muito comum.

Por isso, ter uma organização diária e mensal é interessante para que não ocorra atrasos. Ter esse controle de perto auxilia muito em entender os gastos.

Enfim, é preciso ter uma organização mínima e transparente perante o condomínio.

Evite os erros na prestação de contas com atenção

Além de um planejamento e organização de documentos para que tudo seja apresentado de maneira simples e transparente, o síndico precisa ter um diálogo constante com os condôminos.

A aproximação do profissional com os moradores do empreendimento acaba esclarecendo dúvidas, o que facilita com que as contas sejam aprovadas na Assembleia e evitem questionamentos sem respostas.

Aliás, a ajuda de uma empresa administradora e que entenda de síndicos profissionais pode vir a calhar para evitar erros na prestação de contas. Contate a RS Assessoria Condominial.