O síndico é responsável por todas as funções do condomínio, incluindo a contratação de prestadores de serviços como pintura, zeladoria, monitoramento, limpeza e outros. Por esse motivo, é importante ter ciência da necessidade de emitir nota fiscal, uma vez que o condomínio é a “entidade” empregadora ou tomadora de serviços.  

A não emissão de nota fiscal ocorre, mais comumente, no âmbito da sindicância residencial, isto é, quando o síndico é morador. Muitos pensam que ao não emitir a nota, e não pagar o imposto desta, estão “lucrando” quando guardam parte do dinheiro usado como fundo de apoio para reparos em prédios. Isso porque, é comum que alguns profissionais informais possam oferecer algum tipo de desconto para que o serviço seja realizado sem a emissão de nota. Mas cuidado: quando esses problemas surgem com um prestador de serviços, o síndico deve estar ciente da situação.

Afinal, a questão não é se o preço é maior ou menor, mas sim de responsabilidade do síndico, que muitas vezes deposita o dinheiro para o condomínio e recebe os serviços sem nota fiscal. Engana-se quem pensa que não emitir notas, falsificá-las ou omitir valores é uma atitude impune e que não existem consequências para o ato. Essa forma de agir configura práticas ilegais, conhecidas como sonegação fiscal e as penalidades são severas.

A responsabilidade penal do liquidatário surge quando este não cumpre os seus deveres. O que pode ser entendido como omissão, crime ou contravenção.

Os síndicos que contratam serviços por meio de um simples recibo colocam em risco o condomínio em caso de fiscalização, além de contribuir para que suas contas não sejam aprovadas pelo conselho fiscal do condomínio. 

Para evitar tais prejuízos, especialistas apontam que os síndicos devem sempre contratar empresas formais ou, ao menos, microempreendedores individuais (MEIs). Essa é a única forma de garantir que a administração não corra o risco de ter suas contas reprovadas e ainda ter que pagar juros e multas pela regularização.

Caso o prestador de serviço não esteja formalizado, o síndico pode solicitar que ele obtenha a Nota Fiscal de Serviço (NFS) da Prefeitura. Quando da emissão da nota fiscal, a taxa de serviço será cobrada imediatamente e o imposto sobre serviços (ISS) é devido. O beneficiário, no caso o síndico, deverá emitir comprovante de pagamento e ficar com os 11% do INSS. O condomínio será responsável por 20% (vinte por cento) do valor do apartamento.

Caso se trate de pessoa jurídica, a nota deve incluir a descrição do serviço e a identificação do condômino. No entanto, para pessoas físicas, o procedimento está relacionado aos tributos incidentes sobre a prestação de serviços autônomos.

Se essas ações não forem seguidas à risca, o condomínio infringiu a legislação vigente e incentivará a sonegação de impostos, o que caracteriza crime.

Os boletos das profissões liberais arrecadados na Prefeitura e no MEI devem ser entregues ao síndico juntamente com as cópias dos números do RG, CPF e PIS. Esses documentos são exigidos pela legislação e para que o condomínio possa recolher o INSS da prestadora de serviço.

A Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Previdência Social e Ministério do Trabalho verificam e analisam as informações prestadas. Portanto, esse sistema deve ser atualizado a tempo de evitar que o condomínio seja fiscalizado e multado por informações incompletas.

Caso tenha fatura insuficiente, não pague, sob pena de arcar com os riscos tributários e as consequências decorrentes do contrato.

Por fim, para evitar problemas trabalhistas, a nota fiscal deve conter os dados do fornecedor, como nome completo, CPF, para que possam recolher os impostos relacionados à transação.